Udostępnianie zasobu archiwalnego AP Koszalin
www.koszalin.ap.gov.pl
W Archiwum Państwowym w Koszalinie, podobnie jak we wszystkich polskich archiwach państwowych, udostępnianie zasobu odbywa się w pracowni naukowej, gdzie na wniosek użytkownika przekazywane są mu do przejrzenia zamówione dokumenty. Zasady określone zostały w Zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 18 maja 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych. Archiwalia udostępniane są każdemu, kto wypełni zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego, i gdy nie zachodzi obawa, że przekazane do zapoznania się akta naruszą obowiązujące przepisy prawa. Użytkownikiem może być zarówno osoba fizyczna, jak i upoważniony przedstawiciel osoby prawnej. Użytkownicy z zagranicy mogą korzystać z zasobów zebranych w placówce po uzyskaniu zgody od dyrektora archiwum. Zwykle udostępnia się materiały archiwalne po upływnie 30 lat od ich wytworzenia. W przypadku gdy chcemy poznać treść akt powstałych przed upływem 30-letniego okresu karencji, decyzję o ich wcześniejszym udostepnieniu podjąć może dyrektor archiwum. W pracowni naukowej użytkownik załatwia wszelkie formalności związane z udostępnianiem archiwaliów.
Akta z magazynu do pracowni naukowej dostarcza są do godz. 14. Czas, jaki musimy poświęcić, aby otrzymać zamówione z magazynu dokumenty, wynosi około 15 minut. Część materiałów kartograficznych (np. mapy i plany katastralne, plany lasów) przechowuje się poza głównym budynkiem AP i należy je zamawiać na kilka dni przed planowanym korzystaniem. Nie trzeba rezerwować miejsca w pracowni na konkretny dzień ani zgłaszać planowanego przybycia do archiwum. W pracowni naukowej dyżuruje pracownik archiwum, który udziela ogólnych informacji o zasobie archiwum i radzi, gdzie i w jaki sposób szukać potrzebnych informacji. Na zlecenie użytkowników archiwum wykonuje odpłatnie fotokopie i kserokopie z akt. Użytkownik może także nieodpłatnie wykonywać fotografie cyfrowe własnym aparatem. Wystarczy zgłosić taki zamiar dyżurnemu pracownikowi i zastosować się do warunków określonych w regulaminie[14].
Oddziały zamiejscowe AP w Koszalinie
- a) Oddział Zamiejscowy w Słupsku
Rozpoczęcie działalności słupskiego archiwum związane jest z zarządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 stycznia 1952 roku w sprawie sieci archiwalnej[15]. Na podstawie tego dokumentu Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych 28 lipca 1952 roku wydał zarządzenie, które powołało do życia w Słupsku Powiatowe Archiwum Państwowe[16]. Początkowo podlegało ono Wojewódzkiemu Archiwum Państwowemu w Gdańsku. W 1957 roku słupskiemu archiwum zmieniono nazwę na oddział terenowy, który został podporządkowany WAP w Szczecinie. W pierwszym okresie istnienia słupska placówka swym działaniem obejmowała cały powiat słupski, a od wspomnianego roku także powiaty: bydgoski, miastecki, sławieński i słupski oraz do 1961 r. powiat koszaliński[17]. Od dnia 1 lutego 1961 roku archiwum w Słupsku stało się oddziałem Archiwum Państwowego w Koszalinie. Zmiana ta przyniosła dość szybko istotne zmiany organizacyjne oraz zwiększenie stanu zatrudnienia i poprawę sytuacji lokalowej. Kolejna reforma administracyjna z dnia 28 maja 1975 roku doprowadziła do następnej zmiany. Wraz z przeprowadzką do obecnej siedziby (ul. Lutosławskiego 17) z dniem 17 października 1979 roku rozpoczęto działania zmierzające do powołania Wojewódzkiego Archiwum Państwowego w Słupsku (rozpoczęło działalność 23 stycznia 1980 roku, obejmując zasięgiem swego działania cały obszar województwa słupskiego). Stan ten trwał do dnia 31 grudnia 1994 roku. Wówczas, na podstawie rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 grudnia 1994 roku, nastąpiło ponowne związanie z placówką koszalińską. Stan ten trwa do dnia dzisiejszego[18].
